Change-Management

Das Einführungsprojektteam hat vom oberen Management den Auftrag, im vorgegebenen Zeit- und Budgetrahmen das SAP-System entsprechend der Erfordernisse des Unternehmens zu implementieren. Altsysteme sollen abgelöst werden, Prozesse und Systemfunktionen sind zu dokumentieren.

An der Aufgabe arbeiten interne und externe IT-Berater. Sie haben sehr gute Kenntnisse über die Alt-Systeme, seine Schnittstellen und seine Verankerungen in der IT-Landschaft des Unternehmens. Sie kennen den funktionalen Umfang des zu implementierenden SAP-Systems. In Abstimmung mit den Geschäftsbereichen passen sie die Geschäftsprozesse an und richten das zukünftige System ein. Damit dies optimal gelingen kann, wird die Projektarbeit durch Key-User aus den Fachabteilungen unterstützt. Sie bringen ihr internes Fachwissen und ihre Kenntnis der bisherigen Arbeitsabläufe und fachlichen Anforderungen in die Projektarbeit ein.

Interne wie externe Berater haben daher vor allem systemtechnische Aspekte (Datenmigration, relevante Dashboards, User-Berechtigungen) bzw. die relevanten RICEF-Objekte (Reports, Interfaces, Conversions, Enhancements, Forms) auf dem Schirm.

Dass die IT Veränderungen auch auf die Menschen, auf ihre Arbeitsprozesse und auf das Beziehungsgefüge, in denen sie ihre Arbeit erbringen Auswirkungen hat, wird von SAP-Beratern und Projektfachleuten erst kurz vor dem Go Live Start des Systems gesehen bzw. unzureichend eingeschätzt. Das ist verständlich, denn der SAP-Projektscheinwerfer ist in diesem Team notwendigerweise auf die Aspekte der technischen Umsetzung gerichtet.

Für den Projekterfolg ist es aber ein zentraler Faktor, dass die zukünftigen User nicht nur das System beherrschen, sondern auch die Veränderungen, die Vorteile, den Nutzen und die Sinnhaftigkeit verstehen und mittragen, die durch die Technik ausgelöst werden. Rechtzeitiges Training der Mitarbeiter in den neuen Anwendungen ist notwendig und wichtig – aber erfahrungsgemäß häufig nicht hinreichend erfüllt.

Führungskräfte, die ihre Mitarbeiter für Veränderung gewinnen wollen, brauchen Informationen darüber, wie sich das neue oder veränderte System auf und für Einzelne auswirken kann. Dabei ist es nicht notwendig, alle Änderungen im Detail vorausschauend erkennen zu können. Wichtig ist, mit Auswirkungen zu rechnen und die wesentlichen vorher absehen zu können. Eine Aufgabe des Change Managers ist es, diese Themen mit den Führungskräften gemeinsam zu erarbeiten.

• Welche Rollen gab es bisher, welche zukünftig?
• Sind bestehende Rollen zukünftig anders zugeschnitten?
• Wo entsteht mehr Arbeit, wo gibt es Entlastung?
• Wer muss seine Arbeit anders organisieren?
• In welcher Weise verändert sich die Zusammenarbeit mit anderen Bereichen?

Viele IT Projekte, vor allem SAP Einführungsprojekte, verändern mehr als nur die Systemlandschaft. Die SAP-Projektgruppe hat in der Regel Aspekte des Change-Managements nicht auf dem eigenen Zettel, weil sich ihre Projektarbeit auf technische Fragen konzentrieren muss. Um den Blick zu weiten, erscheint es uns für sinnvoll, einen Change-Management Beauftragten im Einführungsprojekt frühzeitig zu etablieren. Wichtige Aufgabe ist, die Führungskräfte zu stärken und Instrumente und Modelle zu vermitteln, so dass sie ihre Mitarbeiter im Veränderungsprozess engagiert unterstützen können.